Business Process Reengineering (BPR) - Szervezetátvilágítás

A közigazgatásban az önkormányzatoknál jogszabályi változások gyakran teszik fel azt a kérdést, hogy a megváltozott követelményekhez illeszkedik-e a szervezet mérete, tagoltsága, szerkezete.

Közel 900 önkormányzatnál hajtottunk végre minőségirányítási és CAF fejlesztést, így már a kezdetekkor rá kellett arra jönnünk, hogy sok esetben megbízóink szervezeti működéséhez is hozzá kell nyúlnunk annak érdekében, hogy a tanácsadói munkánk végén hatékonyabb, átláthatóbb és boldogabb szervezetet hagyhassunk magunk mögött. Ezért is találhatóak meg minisztériumok, önkormányzatok, járások a referencialistánkban, hiszen ezeket a szervezeteket és a velük szemben támasztott követelményeket jelentős mértékben változtatta meg a jogszabályi környezet. Tanácsadói tevékenységünk a szervezetfejlesztés vonatkozásában három egyszerű lépés kötelező betartására épül:

• átvilágítás
• eredmények vezetéssel történő közös kiértékelése
• az érintett folyamatok megváltoztatása és az új, fejlesztett folyamatok bevezetése.

E tevékenységek közül legfontosabbnak tekintjük az átvilágítást. Szeretnénk bemutatni, milyen kérdés típusok mentén vizsgáljuk a közigazgatási szervezetek működését.

• Szervezeti működés:
  • Világosak a felelősségi viszonyok?
  • Munkakörök egyértelműen meghatározottak?
  • A valós helyzetet az SZMSZ pontosan leírja?
  • Vezetői és munkatársi kör túlterhelt?
  • Gyakran van átszervezés?
• Személyi állomány:
  • A munkatársak kiválasztása az idő szorítása miatt véletlenszerűen és hirtelen történik?
  • Előre rögzítettek a kiválasztás elvei?
  • Nagy a fluktuáció?
  • Illeszkedik a munkakör a betöltő személy habitusához?
  • A munkatársak tudásának, képességének fejlesztése tervezett?
• Hatékonyság, ellenőrzés:
  • A munkatársak úgy érzik, magukra vannak hagyva a szervezetben?
  • Tisztázottak az előre haladás lépései?
  • Naponta tűzoltás-szerűen kell a munkát végezni?
  • A feladatok kiadása pontatlan, teljesítés ad hoc-szerű?
  • A vezetés és a munkatársak kapcsolata nem megfelelő?
• Motiváltság, elkötelezettség:
  • A jutalmazás elvei nem egyértelműek és világosak?
  • A munkatársak nem kapnak objektív visszajelzést a munkájukról?
  • A munkatársak tisztában vannak a velük szemben támasztott követelményekkel?
  • Szeretik a munkahelyüket?
  • A munkatársak ha kérnek, akkor sem kapnak segítséget a munkájukhoz?

Az eredmények kiértékelése természetesen nem a fentiekben leírt néhány felsorolt témakörre vonatkozik csak. A szervezeti diagnosztikai kérdőívünk több mint 20 szervezeti strukturált kérdéscsoportból áll. Az eredményeket grafikus formában dolgozzuk fel és tárjuk a vezetés elé prezentáció formájában. A közös kiértékelést a folyamatok újratervezése követi, melyet tanácsadóink napi konzultációval és személyes jelenléttel valósítanak meg.

Kérjük, látogassa meg közigazgatási referencialistánkat és egy Önnek ismert szervezetet hívjon fel, kérdezze meg, miként irányítottuk team munkájukat, milyen eredményeket értünk el közösen!